Để biết quầy còn gì, thiếu gì và khi nào cần đặt thêm, bạn có thể áp dụng cách quản lý tồn kho quầy bánh mì bằng một cuốn sổ, chưa cần phần mềm. Hãy ghi số hàng có trước khi bán, hàng thật nhận trong ngày, lượng đã dùng và lượng đã bỏ. Cuối buổi, đếm lại từng món rồi so với sổ. Khi đã có vài ngày ghi chép thực tế, bạn sẽ có căn cứ để cân nhắc lần nhập tiếp theo thay vì đặt theo cảm giác.
Mục lục bài viết
Quầy bánh mì cần theo dõi những nguyên liệu, vật dụng nào?
Trước khi mở bán, nhìn vào những thứ quầy thực sự nhận về và sử dụng để làm, gói hoặc giao bánh. Bạn có thể bắt đầu từ:
- Bánh hoặc vỏ bánh: ghi theo cái, ổ hoặc đơn vị quầy đang đếm.
- Nhân bánh và nguyên liệu kèm: ghi theo gói, hộp, chai, kg hoặc g, tùy cách quầy lấy ra dùng.
- Rau và đồ ăn kèm: chỉ ghi nếu quầy có sử dụng.
- Túi, giấy gói, hộp đựng: ghi nếu thiếu chúng sẽ ảnh hưởng việc giao bánh cho khách.
Lấy giấy ghi tên từng mặt hàng vào một dòng, bên cạnh là đơn vị bạn sẽ dùng để đếm. Mới bắt đầu, hãy ưu tiên những món thiếu là không làm hoặc không giao được món đang bán; bổ sung những mặt hàng khác khi cần theo dõi. Không phải lập danh sách toàn bộ máy móc, vật dụng của quầy.
Mới bắt đầu, hãy ưu tiên những món thiếu là không làm hoặc không giao được món đang bán; bổ sung những mặt hàng khác khi cần theo dõi. Nếu nhận hàng theo thùng nhưng mỗi ngày lấy ra theo gói, hãy kiểm tra thùng thực tế có bao nhiêu gói rồi ghi thống nhất bằng gói. Đừng ghi tồn đầu bằng thùng, hàng dùng bằng gói rồi đem hai số trừ nhau.
Ghi hàng nhập, hàng dùng và hàng tồn bằng sổ đơn giản ra sao?
Với cách quản lý tồn kho quầy bánh mì bằng sổ, mỗi dòng chỉ ghi một mặt hàng và một đơn vị đo. Bạn có thể chép mẫu trống này, mỗi ngày hoặc mỗi ca dùng một bản:
| Mặt hàng | Đơn vị | Tồn đầu | Nhập thực nhận | Đã dùng | Hỏng/bỏ | Tồn theo sổ | Tồn đếm thật | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Cách ghi theo lúc việc xảy ra:
- Trước khi bán: đếm hàng của từng mặt hàng và điền Tồn đầu. Nếu dùng số tồn cuối buổi trước, hãy chắc rằng số ấy đã được đối chiếu.
- Khi nhận hàng: tự đếm lượng thực nhận rồi ghi vào Nhập thực nhận. Đơn mới đặt nhưng chưa giao không ghi ở đây. Nếu bên giao thiếu, sai món hoặc hàng có vấn đề, ghi việc đó vào Ghi chú để kiểm tra.
- Trong lúc bán: ghi lượng nguyên liệu, bao bì thực sự đã dùng vào Đã dùng; lượng đã loại khỏi phần tồn vào Hỏng/bỏ. Ghi khi còn nhớ rõ sự việc, đừng chờ cuối ngày rồi đoán. Không trừ cùng một lượng ở cả hai cột.
- Cuối buổi: tính Tồn theo sổ, đếm lại hàng cùng phạm vi vào Tồn đếm thật, rồi ghi Chênh lệch. Nếu chưa đếm xong, để trống số đếm thay vì điền số ước chừng.
Nếu trong ngày chỉ có hàng thực nhận, đã dùng và đã bỏ, số trên sổ được tính như sau:
Tồn theo sổ = Tồn đầu + Nhập thực nhận − Đã dùng − Hỏng/bỏ.
Cách tính này chỉ dùng khi mọi số trên một dòng cùng mặt hàng, cùng đơn vị và cùng phạm vi hàng đang theo dõi. Nếu có hàng trả lại bên giao, chuyển sang quầy khác hoặc có luồng tăng/giảm khác, ghi rõ số lượng, chiều cộng hoặc trừ vào Ghi chú hay sổ phụ và điều chỉnh số tồn theo sổ tương ứng. Chỉ ghi chú mà không sửa phép cân đối thì cuối ngày vẫn có thể lệch giả.
Hàng đang để riêng chờ đánh giá không tự động là hàng đã bỏ. Hãy ghi riêng số lượng và tình trạng trong Ghi chú hoặc sổ phụ. Nếu hàng ấy vẫn thuộc phần tồn đang theo dõi, chưa trừ vào Hỏng/bỏ và vẫn đếm trong đúng phạm vi đó; nhưng không tính là hàng sẵn sàng sử dụng. Nếu đã chuyển ra khỏi phạm vi theo dõi, phải ghi luồng chuyển để giảm số trên sổ và cũng loại đúng phần ấy khỏi số đếm đối chiếu. Hai cột Tồn theo sổ và Tồn đếm thật phải nói về cùng một phần hàng, không phải một bên đếm cả quầy còn bên kia đã trừ phần để riêng.
Số ổ bánh bán được cũng không tự bằng lượng nhân, rau hoặc bao bì đã dùng. Với từng nguyên liệu, ghi lượng thực dùng hoặc dựa vào số liệu sử dụng thực tế mà quầy đã xác định được; đừng tự quy đổi khi chưa biết lượng dùng cho từng sản phẩm.
Cuối ngày đếm lại hàng và tìm chỗ lệch thế nào?
Khi kết thúc buổi bán, làm lần lượt cho từng mặt hàng:
- Đếm hàng còn thật theo đơn vị đã chọn. Nếu có hàng để riêng, nhìn lại Ghi chú để biết phần nào thuộc phạm vi đối chiếu với sổ.
- Điền Tồn đếm thật. Tính Chênh lệch = Tồn đếm thật − Tồn theo sổ. Số âm nghĩa là đếm được ít hơn sổ; số dương nghĩa là đếm được nhiều hơn sổ.
- Nếu có lệch, lần lượt kiểm hàng nhận mà quên ghi, hàng dùng nhưng chưa ghi, hàng đã bỏ, hàng chuyển đi và việc đổi đơn vị thùng/gói. Xem chứng từ nhận hàng hoặc ghi chép trong ca nếu có.
- Khi tìm được lý do, ghi rõ sự việc và khoản cần điều chỉnh để số kỳ sau có căn cứ. Chưa biết lý do thì ghi “chưa rõ” cùng khoản lệch và kiểm tiếp; đừng tự đổi thành “hỏng”, “mất” hay sửa số cho khớp.
Để buổi sau dễ bắt đầu, hãy dùng số cuối ngày đã kiểm và điều chỉnh có căn cứ làm điểm xuất phát cho lần ghi tiếp. Nếu vẫn còn khoản lệch chưa rõ, giữ dấu vết đó thay vì xóa đi như chưa từng xảy ra.
Khi nào cần đặt thêm và đặt bao nhiêu nguyên liệu?
Đừng đợi tới lúc một món hết hẳn mới nhìn sổ; hãy kiểm tra trước khi gọi đặt hàng. Với từng mặt hàng, làm theo thứ tự này:
- Xem những ngày đã ghi: quầy thực dùng bao nhiêu mỗi ngày? Dựa vào những ngày có cách bán tương đối giống lúc sắp tới để ước lượng lượng có thể cần từ bây giờ đến khi nhận được chuyến hàng tiếp theo.
- Đếm lượng thực tế có thể sử dụng: dùng số kiểm đếm và thông tin tình trạng hàng, không lấy toàn bộ số tồn trên kệ làm hàng sẵn sàng bán.
- Kiểm những đơn đã đặt: hỏi lại mặt hàng, số lượng và thời điểm giao có được xác nhận không. Hàng đã đặt nhưng chưa tới không phải tồn tại quầy. Khi tính khả năng đáp ứng nhu cầu sắp tới, chỉ xét phần đã được xác nhận sẽ đến kịp lúc cần; hàng tới sau lúc cần dùng không giải quyết được phần thiếu trước đó.
- So lượng cần với nguồn có thể đáp ứng đúng lúc: nếu lượng ước cần trước lần bổ sung lớn hơn hàng có thể dùng cộng với phần được xác nhận đến kịp, bạn có phần thiếu cần hỏi đặt bù. Lúc trao đổi với bên giao, kiểm luôn cách đóng gói, lượng họ nhận giao, thời điểm có thể nhận và điều kiện sử dụng, bảo quản phù hợp với mặt hàng. Đừng tự làm tròn lên quá nhiều chỉ vì bên giao đóng theo thùng
Nếu thấy có thể thiếu, hãy liên hệ xác nhận có đặt bù được bao nhiêu và giao kịp lúc nào trước khi chốt. Nếu lượng hiện có và hàng đến kịp đã đáp ứng mức bạn ước cần, chưa có lý do từ các số ấy để đặt thêm chỉ vì “sợ hết”. Nếu lịch giao hoặc lượng thực dùng chưa đủ rõ, đừng tự chốt một con số chính xác: hãy ghi tiêu hao thực tế, hỏi lại bên cung cấp và kiểm trước mỗi lần quyết định.
Mua nhiều hơn khả năng sử dụng có thể khiến tiền nằm trong hàng chưa dùng và phát sinh hao hụt. Ngược lại, đặt quá ít hoặc quá muộn có thể khiến quầy thiếu món.
Thiếu hàng, dư hàng hoặc hao hụt thì làm gì?
Nếu đang thiếu nguyên liệu: đếm lại đúng món thiếu, xem hàng đã đặt có được xác nhận giao kịp không và xác định món nào chưa thể làm. Đừng nhận lời bán món đang không đủ nguyên liệu; có thể báo khách món đó tạm hết. Ghi lại món thiếu, lượng thiếu và lúc phát hiện để lần đặt sau nhìn được vấn đề, thay vì chỉ nhớ rằng “hôm ấy bán hết nhanh”.
Nếu cuối ngày còn dư nhiều: ghi số còn và nhìn lại lượng thực dùng của các ngày gần đây. Kiểm xem lần trước đã đặt nhiều so với nhu cầu quan sát được hay hàng giao tới không đúng nhịp cần dùng. Khi chuẩn bị đơn tiếp theo, cân nhắc giảm hoặc đổi thời điểm nhập theo những gì đã ghi và khả năng giao thực tế. Không cố bán phần hàng chưa rõ tình trạng chỉ để giảm số tồn.
Nếu có hàng hỏng hoặc chưa rõ tình trạng: ghi tên, số lượng, lý do nếu biết. Phần đã thực sự loại khỏi tồn đang theo dõi mới tính vào Hỏng/bỏ; phần để riêng chờ đánh giá ghi rõ trạng thái, không tự coi là đã bỏ hoặc đã dùng. Đếm thấy còn hàng không có nghĩa hàng đó còn an toàn để bán. Khi chưa đủ căn cứ về tình trạng nguyên liệu, không đưa phần đó vào chế biến hay bán tiếp chỉ dựa vào số lượng trong sổ.
Nếu quầy còn gặp những vấn đề ngoài tồn kho, như bán chậm, chi phí hoặc phục vụ chưa ổn định, bạn có thể tham khảo những rủi ro thường gặp khi kinh doanh bánh mì để biết nên kiểm tra vấn đề nào trước.
Chưa có nguồn nguyên liệu ổn định trước ngày mở quầy thì sao?
Nếu chưa khai trương mà nguyên liệu chính lúc có lúc không, hãy liệt kê những món thiết yếu để bán được thực đơn dự kiến. Với từng món, hỏi bên cung cấp có xác nhận được đúng loại hàng, lượng có thể giao và thời điểm giao phục vụ ngày mở bán hay không. Nếu giao thiếu hoặc trễ, phương án nào đã được xác nhận là thực hiện được?
Ghi riêng những điều đã được xác nhận và điều còn bỏ ngỏ. Nếu nguồn của một nguyên liệu thiết yếu vẫn chưa rõ, bạn chưa đủ căn cứ để hứa chắc lịch bán dựa vào nguồn đó. Hãy làm rõ với bên cung cấp hoặc người phụ trách trước khi cam kết.
Bạn đang cân nhắc mở quầy bánh mì? Nếu muốn tìm hiểu lựa chọn kinh doanh theo mô hình nhượng quyền, bạn có thể xem mô hình bánh mì que Đà Lạt Dalabami. Trước khi đăng ký tư vấn hoặc quyết định hợp tác, hãy hỏi rõ cách cung ứng nguyên liệu và những phần bạn cần tự quản lý tại quầy.
