Bán bánh mì cả ngày, đến tối đếm tiền lại không biết đã thu đủ chưa? Cách kiểm soát thu chi quầy bánh mì đơn giản là dùng một cuốn sổ hoặc bảng ghi trên điện thoại: bán được đơn nào, khách trả bằng cách nào, đã chi khoản gì và còn khoản nào chưa thanh toán. Cuối ca, kiểm tiền mặt riêng, chuyển khoản riêng rồi đối chiếu lại với từng đơn.
Mỗi ngày cần ghi những khoản thu, chi nào?
Chủ quầy nhỏ không cần ghi quá nhiều thứ ngay từ đầu. Để cuối ngày kiểm được tiền, bạn nên giữ lại năm nhóm thông tin sau:
- Đơn đã bán: bán mấy ổ, giá bán áp dụng cho đơn đó là bao nhiêu. Nếu có giảm giá, hủy đơn hoặc hoàn tiền thì ghi đúng khoản phát sinh.
- Cách khách thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản hay còn chưa thanh toán. Một đơn có thể cần ghi hai phần nếu khách trả bằng nhiều cách.
- Tiền đã nhận: số tiền của đơn đã thu bằng tiền mặt sau khi trả lại tiền thừa, hoặc khoản chuyển khoản đã vào đúng tài khoản nhận tiền của quầy.
- Tiền đã chi: mua bao bì, nguyên liệu, trả phí giao hàng hoặc khoản khác thực tế đã thanh toán; ghi rõ trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản.
- Khoản còn chờ: tiền khách chưa trả, chuyển khoản chưa xác minh đã nhận, hoặc tiền hàng bạn còn nợ nhà cung cấp. Những khoản này cần được theo dõi riêng, không cộng lẫn vào tiền đã nhận hoặc tiền đã chi.
Quầy đông khách thì ghi nhanh từng đơn, lúc vắng bổ sung số tiền hoặc cách thanh toán còn thiếu. Cuối ca nhìn sổ phải biết khoản tiền thuộc đơn nào.
Cách kiểm soát thu chi quầy bánh mì bằng sổ hay điện thoại?
Nếu tự đứng quầy, bạn có thể ghi vào một cuốn sổ nhỏ. Quen dùng điện thoại thì lập bảng đơn giản để cộng các khoản thu, chi. Chọn cách nào cũng được, miễn cuối ca bạn mở ra kiểm lại được; chưa cần mua phần mềm.
Bạn có thể chia các khoản phát sinh theo ba cột dưới đây. Khi ghi một đơn thật, thêm thời điểm và số tiền của đơn đó.
Vuốt ngang trong bảng để xem đủ 3 cột.
| Khoản phát sinh | Thu hay chi | Ghi chú ngắn |
|---|---|---|
| Khách mua bánh, trả tiền mặt | Thu | Ghi số bánh, tiền giữ lại sau khi thối và đơn bán |
| Khách trả bằng chuyển khoản | Thu khi đã nhận | Kiểm giao dịch vào tài khoản của quầy; chưa thấy tiền thì ghi “chờ kiểm” |
| Mua bao bì, đã thanh toán | Chi | Ghi số tiền, trả tiền mặt hay chuyển khoản |
| Nhận hàng nhưng chưa trả tiền | Chưa chi tiền | Ghi khoản còn phải trả, không trừ tiền mặt hôm nay |
Ví dụ giả định: bán 2 ổ lúc 10 giờ 15, thu đủ 40.000 đồng tiền mặt, bạn ghi: “10:15 – 2 ổ – 40.000đ – đã thu”. Nếu khách chưa trả, ghi “chưa thu” và cập nhật khi nhận tiền.
Tiền bán được và tiền đã nhận khác nhau thế nào?
Tiền khách phải trả, tiền bạn đã nhận và tiền còn trong hộp không phải lúc nào cũng bằng nhau.
- Tiền bán theo đơn là số tiền khách cần trả theo giá thực tế, sau khi tính giảm giá hoặc điều chỉnh đơn nếu có; chưa chắc bạn đã thu đủ.
- Tiền đã nhận là khoản bạn thực sự thu được: tiền mặt của đơn đã thu sau khi thối lại cho khách, hoặc tiền chuyển khoản đã vào tài khoản nhận tiền của quầy.
- Tiền còn trong hộp là tiền mặt đếm được lúc kiểm quầy. Số này có thể bao gồm tiền lẻ để thối đầu ca, và có thể đã giảm vì bạn lấy tiền đi mua hàng hoặc giao lại cho chủ.
Ví dụ giả định: đơn bánh 40.000 đồng, khách báo đã chuyển khoản nhưng tài khoản của quầy chưa thấy tiền vào. Bạn ghi “chuyển khoản chờ kiểm”, chưa tính 40.000 đồng đó vào tiền đã nhận. Khi thấy giao dịch vào tài khoản, cập nhật lại đơn.
Cuối ngày kiểm tiền mặt và chuyển khoản ra sao?
Cuối ca, làm theo năm bước dưới đây. Nếu nhiều người cùng bán, thống nhất ai ghi sổ và ai kiểm tiền.
- Chốt đơn bán: xem lại số đơn, số bánh và số tiền khách phải trả theo giá thực tế. Đánh dấu các đơn hủy, giảm giá hoặc hoàn tiền nếu có.
- Tách cách nhận tiền: cộng riêng tiền mặt đã thu, chuyển khoản đã vào tài khoản và những đơn còn chờ.
- Đếm tiền mặt: ghi số tiền lẻ đầu ca, tiền bán thu bằng tiền mặt, khoản chi tiền mặt, tiền hoàn cho khách và số tiền đã lấy ra khỏi quầy. Nếu có bỏ thêm tiền vào quầy, cũng phải ghi.
- Kiểm chuyển khoản: mở ứng dụng ngân hàng của quầy, đối chiếu giao dịch đã về với từng đơn. Kiểm lại tài khoản nhận trên mã QR, đừng chỉ dựa vào ảnh khách gửi.
- Ghi số chênh nếu có: so tiền mặt đếm được với tiền mặt dự kiến; so các giao dịch chuyển khoản đã vào với danh sách đơn trả bằng chuyển khoản. Có chênh thì quay lại từng đơn để tìm, đừng sửa tổng tiền cho khớp.
Cách tính tiền mặt dự kiến cuối ca có thể làm rất đơn giản: lấy tiền lẻ đầu ca + tiền mặt bán bánh thực thu + tiền mặt bỏ thêm vào quầy, rồi trừ tiền đã chi bằng tiền mặt + tiền hoàn bằng tiền mặt + tiền đã lấy khỏi quầy.
Ví dụ giả định: đầu ca có 100.000 đồng tiền lẻ; trong ca thu từ bán bánh 500.000 đồng tiền mặt sau khi đã thối tiền; chi 40.000 đồng tiền mặt để mua vật tư; cuối ca đã giao chủ 300.000 đồng. Giả sử không có khoản tiền mặt nào khác hoặc tiền hoàn, số tiền mặt dự kiến còn lại là 260.000 đồng (100.000 + 500.000 − 40.000 − 300.000). Nếu đếm khác số này, hãy kiểm lại những khoản vừa ghi.
Trong ví dụ, 500.000 đồng đã là tiền mặt thực thu sau khi thối khách nên không trừ tiền thối thêm lần nữa. Khoản hoàn tiền đã trừ khỏi tổng thu cũng không trừ lại; tiền chuyển khoản không tính vào hộp tiền mặt.
Nếu tiền thực tế không khớp với sổ thì kiểm từ đâu?
Thấy lệch tiền thì kiểm lần lượt, chưa nên kết luận ai làm mất tiền. Nhiều trường hợp chỉ là ghi thiếu một khoản hoặc xếp sai cách thanh toán.
Trước tiên, mở lại những đơn ở khoảng thời gian có khả năng phát sinh chênh lệch và hỏi:
- Có đơn nào bán rồi nhưng chưa ghi, ghi nhầm số bánh hoặc nhầm giá sau giảm không?
- Có lần thối tiền sai, trả lại tiền khách, hủy đơn hoặc hoàn tiền mà chưa ghi không?
- Có ai lấy tiền mặt để mua thêm vật tư, gửi tiền cho chủ hoặc bỏ thêm tiền lẻ vào quầy mà quên báo không?
- Có đơn đánh dấu “đã chuyển khoản” nhưng tài khoản nhận tiền chưa thấy giao dịch, hoặc chuyển đến nhầm tài khoản không?
- Tiền lẻ đầu ca có được ghi đúng không? Khoản đã chi bằng chuyển khoản có bị trừ nhầm vào quỹ tiền mặt không?
Nếu khách báo đã chuyển mà tài khoản chưa thấy tiền, ghi đơn ở trạng thái “chờ kiểm”, giữ thông tin giao dịch và tra soát theo hướng dẫn của ngân hàng trước khi trao đổi lại với khách.
Nếu bạn dùng VCB Digibank, có thể xem hướng dẫn tra soát trực tuyến của Vietcombank.
Nếu vẫn chưa tìm được nguyên nhân, ghi lại số chênh, thời điểm và những khoản đã kiểm. Giữ nguyên dấu vết ban đầu để kiểm tiếp vào ca sau; không sửa số liệu chỉ để hai bên bằng nhau.
Những khoản chi nhỏ nào dễ bị quên ghi?
Các khoản mua túi đựng bánh, khăn giấy, bao bì, phí giao hàng hoặc nguyên liệu lẻ dễ bị quên ghi khi quầy đang đông khách.
Mỗi khi trả tiền, chỉ cần ghi: mua gì, hết bao nhiêu, trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Với tiền điện, nước hoặc khoản dùng chung được thanh toán theo kỳ, hãy ghi khi thực sự trả tiền và giữ thông tin để xem lại; không tự trừ một khoản ước chừng khỏi hộp tiền mặt mỗi ngày.
Nếu đã nhận bánh hoặc nguyên liệu nhưng chưa trả tiền, ghi vào mục “còn phải trả”. Khi thanh toán, cập nhật khoản chi theo đúng cách trả: tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Khi nào nên kiểm thêm tồn kho hoặc tính lại lời lỗ?
Tiền còn trong hộp không cho biết quầy đang lời hay lỗ. Muốn tính lời lỗ, bạn phải xem cả chi phí hàng bán và các khoản vận hành; có thể tham khảo cách kiểm tra doanh thu và lợi nhuận khi bán bánh mì.
Nếu số bánh đã bán không khớp số còn lại, hãy kiểm hàng nhập, số đã dùng và hàng tồn. Nếu tiền vẫn thường xuyên lệch, xem lại cách nhận đơn, thanh toán và bàn giao ca.
Ngay ca bán tới, hãy ghi từng đơn ngay khi bán. Cuối ca, đối chiếu với tiền thực nhận; có lệch thì mở lại từng đơn để tìm nguyên nhân.
Nếu đang cân nhắc nhận nhượng quyền thay vì tự mở quầy, bạn có thể xem mô hình Bánh mì que Đà Lạt – Dalabami và hỏi rõ phần hỗ trợ cũng như những việc mình vẫn phải tự quản lý.
